Materi Ujian Nasional Produktif Administrasi Perkantoran

Edwin Robinson dan William Leffingwell

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

George R. Terry 

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.".

Millis Geoffrey

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

W.H. Evans

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran

1. Perencanaan

Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.

               

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

3. Penggerakan

Proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan.

4. Pengawasan

Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan

MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A.     Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

1. Menghimpun (mencari informasi)
2. Mencatat
3. Mengolah 
4. Menggandakan 
5. Mengirim 
6. Menyimpan 
7. Melakuan Komunikasi 
8. Menghitung 
9. Pekerjaan lainnya 

B.     Ciri-ciri Pekerjaan Kantor :

1. Bersifat pelayanan. 
2. Bersifat terbuka dan luas
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi 

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Mengidentifikasi SAPRAS Administrasi Perkantoran

Sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan (Benda bergerak-mobil, komputer). Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (Benda diam-gedung, tanah)

Diagram Proses Komunikasi

Penerapan Penerimaan dan Penyampaian Informasi

1. Tingkatan redefining (mengartikan ulang)
2. Tingkatan clarifying (menjelaskan)
3. Tingkatan routinizing (kebiasaan)

 

Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Langkah-Langkah Pengadaan

• Pengajuan surat permohonan ke gudang
• Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
• Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
• Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
• Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
• Bendahara meminta persertujuan ppimpinan.
• Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
• Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
• Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
• Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

Langkah-Langkah Pengadaan Barang Tidak Habis Pakai

•  Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta  dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
• Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana,  urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.  

Prosedur Pengelolan surat masuk

1. Penerimaan
2. Penyortiran
3. Pencatatan 
4. Mengagendakan surat masuk. 
5. Pengarahan dan penerusan 
6. Penyampaian surat 
7. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

• Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
• Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
• Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan   agenda untuk dicatat dalam buku   

 

Prosedur Pengelolan surat keluar

1. Pembuatan konsep surat
2. Pengetikan
3. Mengetik surat dalam bentuk akhir
4. Penandatanganan
5. Pencatatan

Dokumen Perjalanan Dinas

• Dokumen internal :  surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).
• Dokumen Eksternal:

1. Paspor
2. Visa
3. surat keterangan fiscal
4. exit permit (tanda bukti perizinan)
5. sertifikat kesehatan (yellow card)
6. tiket pesawat terbang (air ticket)
7. voucher penginapan
8. surat, travel funds
9. tiket transportasi
10. tiket akomodasi hotel.

Dokumen ditinjau dari fungsinya

1. Dokumen statis, adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
2. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat dibedakan atas: Dokumen Aktif, Dokumen semi Aktif, Dokumen in Aktif.
    

Dokumen ditinjau dari penelitian

1. Dokumen primer, adalah dokumen yang berisi informasi penelitan langsung dari sumbernya. Contoh: Paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja.
2. Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literartur primer. Contoh: Bibliografi.
3. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan liteartur, dan bibliografi.

Dokumen ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya

1. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti buku-buku, majalah, koran, pita kaset, film, laporan, disertasi, tesis, brosur, leaflet, monografi. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. 
2. Dokumen korporal, merupakan dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno. Contohnya: keris, archa, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, fosil-fosil, tugu, batu bersurat, candi, film dokumenter. Dokumen korporal disimpan dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
3. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam ilmu kearsipan. Contohnya adalah: dokumentasi sejarah seperti: UUD 45, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda. Dokumen niaga, Dokumen pribadi. 

Informasi yang diperlukan sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:

1. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
2. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

RAPAT

a) Rapat penjelasan ( information conference ) 

Memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Dalam rapat ini peserta diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.

b) Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference ) 

Untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c) Rapat perundingan ( negotiation conference ) 

Menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

Berdasarkan Sifat

a) Rapat resmi ( formal meeting )

adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b) Rapat tidak resmi ( informal meeting )

 Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c) Rapat terbuka

 adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.

d) Rapat tertutup

adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

Berdasarkan Frekuensi

a) Rapat rutin 

adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan.

b) Rapat insidentil

adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

Berdasarkan Nama

a) Rapat kerja

adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b) Rapat dinas 

adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c) Musyawarah kerja

adalah kata lain dari rapat kerja.

Berdasarkan Urgensinya

a) Rapat biasa

adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah yang sudah dianggap biasa.

b) Rapat penting

Rapat yang diadakan untuk membahas masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

Berdasarkan Pesertanya

a) Rapat vertical

adalah rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran

b) Rapat horizontal

adalah rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

1. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note denagn bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.

Pengaturan tempat duduk

a.  Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.

b.  Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work.

c.  Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal.

 

d.  Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. 

NOTULA

Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

Notula Rangkuman

Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat.

ISI NOTULA

1. Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.
2. Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).
3. Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.
4. Tempat rapat.
5. Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).
6. Nama dan jabatan pimpinan rapat.
7. Daftar hadir peserta.
8. Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.
9. Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.
10. Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.
11. Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.
12. Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).
13. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Dana Kas Kecil

A. MUTASI DANA KAS KECIL

Mutasi dana atau perubahan kas pada dasarnya adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana.

B.  METODE PEMBUKUAN KAS KECIL

1. IMPRES FUND SYSTIM (Sitem dana tetap)

Sistem ini dimana jumlah dana kas kecil selalu sama setiap pembukuan buku kas baru..

2. FLUCTUATIOAN FUND SYSTEM ( Sistem dana tidak tetap)

Sistem ini pembukuan dana kas kecil di mana jumlah kas kecil selalu berubah ubah pada saat pembukuan baru.