Fungsi Manajemen Sarana Dan Prasarana Dari Segi Pengorganisasian

                 

Pengorganisasian (Organizing) adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan yang di pandang. Seperti bentuk fisik yang tepat bagi suatu ruangan kerja administrasi, ruangan laboratorium, serta penetapan tugas dan wewenang seseorang pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka untuk mencapai tujuan

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan

Seorang manajer melakukan fungsi pengorganisasian dengan bantuan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi kegiatan

·         Semua kegiatan yang harus dilakukan dalam keprihatinan harus dapat diidentifikasi terlebih dahulu. Misalnya, persiapan rekening, melakukan penjualan,pencatatan, pengendalian kualitas, pengendalian persediaan, dll Semua kegiatan ini harus dikelompokkan dan diklasifikasikan ke dalam unit.

2. Departemen mengorganisir kegiatan

·         Pada langkah ini, manajer mencoba untuk menggabungkan dan yang sama dan terkait kegiatan kelompok ke dalam unit atau departemen.Organisasi ini membagi perhatian seluruh menjadi unit-unit independen dan departemen disebut departmentation.

3. Klasifikasi wewenang

·         Setelah departemen dibuat, manajer suka mengklasifikasikankekuasaan dan luasnya kepada manajer.Kegiatan ini memberikan peringkat untuk posisimanajerial disebut hirarki. Manajemen puncak adalah menjadi perumusan kebijakan,manajemen tingkat menengah ke pengawasan departemen dan manajemen tingkat yang lebih rendah ke pengawasan mandor.Klarifikasi membantu otoritas dalam membawa efisiensi dalam menjalankan kekhawatiran. Hal ini membantu dalam mencapai efisiensi dalam menjalankan kekhawatiran. Hal ini membantu dalam menghindari pemborosan waktu, uang, usaha, dalam menghindari duplikasi atau tumpang tindih upaya dan ini membantu dalam membawa kelancaran dalam bekerja menjadi perhatian

Definisi dan Ruang Lingkup Sarana dan Prasarana

I. DEFINISI SARANA DAN PRASARANA

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung.

Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain gedung, ruang kelas, meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain.

Secara Umum, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi. (contohnya: sabit, cangkul, dll.) Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi. (contohnya: lahan, jalan, parit, pabrik, tempat kerja, dll.) Misalnya, dalam bidang transportasi darat kita dapat menyebut mobil, motor, bis, taksi sebagai sarana transportasi karena digunakan secara langsung oleh orang. Sedangkan fasilitas pendukung seperti jalan, rambu-rambu, lampu lalu lintas dapat kita sebut sebagai prasarana.

II. RUANG LINGKUP SARANA DAN PRASARANA MENURUT JENISNYA

a)    Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu

§  Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya :

1. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran

                Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas                folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan,          kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

2. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

                Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas          lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong        kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.

3. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

                Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :

1.       Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.

2.       Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

3.       Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

4.       Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

·         Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :

1.       Barang habis pakai

                Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya       satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil       dan pulpen.

2.       Barang tidak habis pakai

                Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan       lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

b)   Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dll.

c)    Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

d)   Perabot kantor (office furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dlL.

e)    Interior kantor (office arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.

f)    Tata ruang kantor (office lay out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

Pengertian dan Definisi HUMAS

MENURUT WIKIPEDIA

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah praktek mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat. Humas dapat mencakup sebuah organisasi atau individu yang mendapatkan eksposur ke khalayak mereka menggunakan topik kepentingan publik dan berita yang tidak memerlukan pembayaran langsung. Tujuan dari hubungan masyarakat oleh perusahaan sering untuk membujuk masyarakat, investor, mitra, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya untuk mempertahankan sudut pandang tertentu tentang hal itu, kepemimpinannya, produk, atau keputusan politik. Kegiatan umum termasuk berbicara di konferensi, memenangkan penghargaan industri, bekerja sama dengan pers, dan komunikasi karyawan.

DEFINISI HUMAS MENURUT PARA AHLI

1.   Marston

·         Public Relation adalah suatu perencanaan dengan menggunakankomunikasi persuasive untuk mempengaruhi persepsi masyarakat

2.   Frank Jeffkins

·         Humas adalah sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana baik ke dalam maupun ke luar antara organisasi dengan publiknya untuk mencapai tujuan khusus, yakni pengertian bersama.

3.   Edward L. Bernays

·         Humas memiliki tiga pengertian :

1)   Memberi penerangan kepada masyarakat.

2)   Pembujukan langsung terhadap masyarakat  guna mengubah sikap  dan  tindakan

3)   Usaha-usaha mengintegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya.

4.   The Public Relations Society of America :

·         Humas membantu suatu organisasi dan publiknya untuk saling beradaptasi secara menguntungkan. Humas adalah usaha organisasi untuk memperoleh kerjasama dari sekelompok orang. Humas membantu organisasi berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama.

5.   Scott M. Cutlip dan Allen H. Center

·         Humas merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya.

6.   J.C.Seidel

·         Humas adalah proses yang berkelanjutan dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh itikad baik dan pengertian dari langganannya, pegawai, dan publik umumnya ke dalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan terhadap diri sendiri keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan.

7.   Public Relation World Conference

·         Humas adalah gabungan antara seni dan ilmu pengetahuan yang memperdiksi kecenderungan, memperkirakan konsekuensi, memberi saran kepada pimpinan organisasi, dan melaksanakan rencana kegiatan sebagaimana yang telah ditetapkan untuk melayani kepentingan publik dan organisasinya.

8.   Cutlip, Center, dan Broom

·         Humas adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaaat antara organisasi dengan publik yang memengaruhi kesuksesan dan kegagalan organisasi tersebut.

9.   Menurut Jeffkins & Daniel Yadin

·         Humas adalah sebuah sistem komunikasi untuk menciptakan niat baik. (Public relations is a system of communication to create goodwill).

10.                Menurut W. Emerson Reck

·         Humas adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, penetuan pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan itikad baik dari mereka. Kedua, pelaksanaan kebijaksanaaan, pelayanan dan sikap adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya.

11.                The British Institute of Public Relation

·         Humas adalah suatu usaha berencana dan berkesinambungan untuk membina serta memelihara itikad baik ataupun pengertian bersama antara organisasi dengan masyarakatnya.

12.                Majalah Public Relations News

·         Humas adalah fungsi manajemen yang menilai sikap masyarakat,mengidentifikasi karsa dan perilaku individu ataupun suatu organisasi terhadap kepentingan umum, untuk kemudian merencanakan dan melaksanakan program aksi untuk mendapatkan pengertian dari masyarakat dengan tujuan agar diterima masyarakat

13.                The International Public Relations Assosiation

·         Humas adalah fungsi manajemen yangberkelanjutan dan terarah lewat sebuah organisasi dan lembaga umummaupun pribadi, berusaha memenangkan dan mempertahankan pengertian,simpati, dan dukungan orang – orang yang mereka inginkan dengan menilai pendapat umum di sekitar mereka sendiri, untuk kemudian dihubungan sejauh mungkin dengan karsa dan tingkah lakunya, guna mencapai kerjasama yang lebih produktif dan lebih effisien untuk memenuhi kepentingan bersama, dengan suatu informasi yang direncanakan dan disebarluaskan.

PENGERTIAN HUMAS SECARA UMUM

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi.

Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan publik yang lebih luas. Dalam pekerjaannya, seorang humas membuat analisis ke dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-pernyataan keluar.

Humas atau public relations  adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait.

Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil-hasil apa yang telah dicapainya. Humas bukanlah alat bisnis atau politik, tetapi alat manajemen.

Hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations (PR) adalah sebuah seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling pengertian, menghindari kesalahpahaman dan mispersepsi, sekaligus membangun citra positif lembaga. Humas bukanlah alat bisnis atau politik, tetapi alat manajemen.

Humas adalah segala bentuk kontak dan hubungan yang diadakan oleh suatu organisasi dengan semua bentuk“publik” baik internal maupun eksternal, hubungan ini adalah meliputi semua bentuk komunikasi. Harus diingat pula, bahwa untuk terbentuknya suatu komunikasi harus terdapat unsur menerima dan memberi atau dialog – dialog dengan pihak –pihak yang berhubungan, dan unsur – unsur yang ada di dalamnya (humas) adalah:

1)   fungsi manajemen

2)   fungsi komunikasi,

3)   fungsi penelitian dan penilaian

4)   suatu fungsi yang dirancang untuk meningkatkan salingpengertian, keserasian, dan masukan yang demokratis ke dalam suatu proses pengambilan keputusan.