Notula dan Laporan

1.  PENGERTIAN NOTULA DAN LAPORAN

Notulen atau Notula adalah pencatatan hasil sebuah rapat. Petugas yang membuat notulen biasanya disebut pembuat notula (notulis). 

Notulen adalah sebuah catatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.

   

Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.

Laporan merupakan suatu bentuk penyajian fakta mengenai sesuatu kegiatan ataupun keadaan yang berkenaan dengan adanya suatu tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.

2.  SISTEMATIKA PENULISAN NOTULA DAN LAPORAN

A. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertama kali harus diingat dalam penulisan tanpa  tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

1. Nama atau tema yang akan dibahas
2. Hari dan tanggal acara dilaksanakan
3. Waktu (Jam) pelaksanaan acara
4. Tempat pelaksanaan acara
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu :
   
   • Ketua dan Wakil Ketua
   • Sekretaris
   • Notulis
   • Peserta

B. Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal. Maksud dari pembuatan isi notulen adalah agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.

Adapun susunan sistematika dalam penulisan notulen adalah :

1. Kata pembukaan
2. Pembahasan
3. Pembacaan Keputusan dari Hasil
4. Waktu (Jam) penutupan

C. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting dalam penulisan notulen.

Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

1. Nama Jabatan
2. Tanda tangan
3. Nama pejabat, pangkat, dan NIP

D. Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan. Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan: Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran  folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

3.  BENTUK-BENTUK CATATAN PERTEMUAN/NOTULA

Telah dikemukakan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula ini dapat disusun sebelum rapat, pada saat rapat berlangsung atau sesudah rapat.

Notula terbagi menjadi dua jenis, yaitu :

1. Notula Harfiah

Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain (dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.

2. Notula Rangkuman

Notula Rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. Hal-hal yang ditulis oleh seorang notulis adalah yang sesuai dengan tema rapat pada tujuan rapat. Apabila pembicaraannya tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, maka notulis tidak perlu menulis di dalam notula rapat. Notulis juga harus dapat meringkas setiap pembicaraan dan menuliskannya dalam kalimat yang komunikatif dan efektif. Dalam kata lain notula harus menulis dengan kalimat yang jelas, singkat, dan tepat serta dapat dipahami oleh orang lain. Untuk itu, seorang penulis harus terampil mendengarkan setiap pembicaraan, meringkas, mencatat sambil mendengarkan pembicaraan berikutnya.

 

4.  FUNGSI CATATAN PERTEMUAN

1. Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas atau tidak dilaksanakan tugas tersebut.

2. Sebagai Sumber Informasi Untuk Peserta Rapat Yang Tidak Hadir

Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.

3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya

Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.

4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat

Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.

5. Sebagai Dokumen

Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi disimpan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.

6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu

Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.

5.  TEKNIK MENYUSUN NOTULA

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat  pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang………………………………
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.
2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Sifat rapat.
4. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
5. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
6. Susunan acara rapat.
7. Ringkasan jalannya rapat.
8. Hasil rapat.
9. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
10. Catatan khusus.
11.  Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.